Google Таблицы как временная CRM: когда это нормально и когда пора уходить

Google Таблица вполне может быть первой CRM: когда заявок немного, с ними работают один-три человека, а путь сделки простой. Пора переходить на CRM, когда менеджеры мешают друг другу, нужны напоминания и задачи, история общения с клиентом, отчёты по источникам и разграничение доступа. Важно не держаться за таблицу дольше нужного — и при переходе не потерять историю.

Ниже — как устроить таблицу, чтобы ей было удобно пользоваться, какие автоматизации доступны, признаки «пора» и как перенести данные в CRM.

Как устроить таблицу заявок

Одна строка — одна заявка. Столбцы — одинаковые для всех, значения — из списков, а не свободным текстом.

Несколько правил, которые экономят время:

• выпадающие списки через проверку данных — тогда статусы и источники можно считать фильтром;
• защищённые столбцы с формулами, чтобы их случайно не стёрли;
• отдельные представления фильтров для каждого менеджера, чтобы фильтр одного не сбивал другого;
• условное форматирование: заявки с просроченным следующим шагом подсвечиваются.

Что можно автоматизировать

• Заявки с сайта сразу попадают в таблицу новой строкой — через интеграцию формы.
• Уведомление ответственному о новой заявке в Telegram или на почту.
• Простой отчёт на отдельном листе: заявки по источникам и статусам за месяц.

Этого достаточно на старте. Если автоматизаций становится много и они начинают ломаться при каждом изменении столбцов, это ещё один признак того, что таблица переросла свою роль.

Объём — не главное ограничение

Google указывает, что в таблице может быть до 20 миллионов ячеек (справка Google). Для заявок малого бизнеса этого хватит на годы. Реальные ограничения другие:

• несколько человек одновременно правят одни и те же строки;
• нет напоминаний и задач — следующий шаг легко забыть;
• история переписки и звонков хранится где угодно, только не рядом с заявкой;
• доступ — либо ко всей таблице, либо ни к чему;
• уволившийся сотрудник может сохранить себе копию всей базы.

Признаки, что пора переходить

• Заявок больше, чем менеджеры успевают просмотреть за день.
• Следующие шаги регулярно просрочены, и это замечают клиенты.
• Руководитель тратит время, чтобы свести отчёт по менеджерам и источникам.
• Нужно видеть всю историю общения с клиентом в одном месте.
• Разным сотрудникам нужен разный доступ.
• Появились повторные продажи, и нужно помнить, что клиент покупал раньше.

Если совпадает два-три признака — пора выбирать CRM.

Как перенести данные без потерь

1. Наведите порядок в таблице: единый формат телефонов, статусы только из списка, без пустых обязательных полей.
2. Сопоставьте столбцы таблицы с полями CRM: где будет источник, статус, ответственный, сумма.
3. Решите, как будут называться этапы воронки в CRM, и сопоставьте с ними старые статусы.
4. Выгрузите таблицу в CSV и загрузите в CRM; проверьте на десяти заявках, что поля легли правильно.
5. Переключите поступление заявок с сайта на CRM.
6. Оставьте таблицу только для чтения как архив на случай вопросов.

Данные клиентов

Таблица с именами и телефонами — это персональные данные. Доступ — только тем, кому он нужен для работы, без ссылки «для всех, у кого есть ссылка». Правила хранения и согласие согласуйте с юристом с учётом закона РК «О персональных данных и их защите».

Подключение CRM, перенос данных и автоматические отчёты входят в направление интеграций PIP — см. страницу цен. Таблица уже не справляется? Расскажите о задаче — поможем перейти на CRM и не потерять историю.

Короткие подсказки о сайтах и автоматизации — в Telegram-канале @pip_kz.