Счёт из заявки автоматически: схема и подводные камни
Когда автоматическое выставление счетов по заявке окупается, какие данные для этого нужны, схема из семи шагов, проверки перед отправкой, риски и порядок запуска. Только техническая сторона, без налоговых вопросов.
Выставление счёта по заявке — хороший кандидат на автоматизацию, если счетов много, они похожи друг на друга, а данные клиента и позиции уже есть в CRM. Тогда счёт формируется по шаблону за секунды, а менеджер только проверяет его перед отправкой. Если каждый счёт уникален и собирается из переписки, сначала стоит навести порядок в данных, а уже потом автоматизировать.
Статья о технической стороне: данные, схема, проверки и риски. Ставки налогов, обязательные реквизиты и порядок учёта определяет бухгалтер — статья их не касается.
Когда это окупается
- Счетов больше нескольких в день, и менеджеры тратят на них заметное время.
- Позиции стандартные: товары из каталога или услуги из прайса.
- Реквизиты клиентов уже хранятся в CRM, а не в почте.
- Ошибки в счетах случаются и стоят времени: перевыставление, звонки, задержка оплаты.
Если хотя бы два пункта не про вас, начните с того, чтобы данные заявки и клиента стабильно попадали в CRM.
Какие данные нужны
| Данные | Откуда | Частая проблема |
|---|---|---|
| Реквизиты клиента | Карточка компании в CRM | Устаревшие или неполные реквизиты |
| Позиции и количество | Заявка или сделка в CRM | Позиции набраны свободным текстом |
| Цены | Прайс или учётная система | Цена в CRM не совпадает с актуальной |
| Номер счёта | Учётная система или единый счётчик | Два источника номеров — дубли |
| Реквизиты вашей компании и шаблон | Утверждённый бухгалтером шаблон | Шаблон правится вручную в каждом счёте |
| Условия оплаты | Договор или настройки клиента | Срок оплаты не указан или разный |
Схема
- Заявка становится сделкой в CRM с клиентом и позициями.
- Система проверяет данные: реквизиты заполнены, позиции из справочника, цены актуальны.
- Счёт формируется по шаблону с номером из единого счётчика.
- На старте — менеджер проверяет счёт и нажимает «Отправить». Позже, когда ошибок нет, проверку можно оставить только для нестандартных случаев.
- Счёт уходит клиенту, у сделки появляется статус «Счёт выставлен».
- Оплата отмечается вручную или по данным из банка, если такая интеграция есть.
- Если оплаты нет в срок, менеджер получает напоминание.
Проверки перед отправкой
- Реквизиты клиента заполнены и не пустые.
- Все позиции взяты из справочника, а не набраны вручную.
- Цены совпадают с прайсом на дату счёта.
- Сумма пересчитана системой, а не введена вручную.
- Номер счёта уникален.
- Адрес почты клиента для счетов указан и проверен.
Если проверка не прошла, счёт не формируется, а менеджер видит, что исправить. Это лучше, чем отправить клиенту неверный счёт.
Риски и как их снизить
- Неверные реквизиты. Отдельное поле «реквизиты проверены» в карточке клиента и проверка при первом счёте.
- Устаревшие цены. Цены берутся из одного источника — прайса или учётной системы, а не копируются в сделку навсегда.
- Дубли номеров. Один источник номеров. Если счета выставляются и в CRM, и в учётной системе, договоритесь, где ведётся нумерация.
- Счёт ушёл не тому. Отдельный адрес для счетов в карточке клиента, а не адрес того, кто оставил заявку.
- Сбой отправки. Статус сделки меняется только после успешной отправки, а ошибки видны менеджеру.
Как начать
- Утвердите шаблон счёта с бухгалтером.
- Наведите порядок в справочнике позиций и реквизитах клиентов.
- Запустите формирование счёта по кнопке с проверкой менеджером.
- Через месяц посмотрите, сколько счетов ушло без правок и какие ошибки ловили проверки.
- Только после этого решайте, какие счета можно отправлять автоматически.
Интеграции и автоматизация процессов — направление услуг PIP. Хотите автоматизировать счета? Расскажите о задаче — начнём с того, где сейчас живут данные.
Короткие подсказки о сайтах и автоматизации — в Telegram-канале @pip_kz.